Cuando hablo de las herramientas web 2.0, me refiero al conjunto de aplicaciones que tenemos a nuestra disposición y que Constituye un espacio social horizontal y rico en fuentes de información donde el conocimiento no está cerrado, sino que está al alcance de todos. Las herramientas web 2.0 son fuentes de información y canales de comunicación que facilitan nuestro trabajo.
En cuanto a la incidencia de dicha herramienta web en nuestro perfil profesional como futuros tecnólogos en administración documental, cabe destacar, que ésta constituye una potencial ayuda en la publicación de aplicaciones basadas en entornos virtuales, como actualmente se están multiplicando cada día más, entornos para hacer cualquier operación, consulta ó transacción electrónica sin pérdida de tiempo y con respuestas inmediatas de comunicación, seguridad, alcance, desde lugares tan remotos, como desde nuestra propia casa.
Con estas aplicaciones se puede elaborar fácilmente materiales de manera individual o grupal, compartirlos y someternos a los comentarios de los lectores.
También Permiten clasificar documentos, extraer los datos necesarios de forma automática, enviarlos a donde se precise (Email, base de datos, excel...), y realizar búsquedas. Todo ello sin necesidad de etiquetar los documentos. Es una solución válida para cualquier tipo de documento mínimamente estructurado con la que poder automatizar los procesos más repetitivos e improductivos en su gestión de la información.
Proporciona espacios on-line para el almacenamiento, clasificación y publicación/difusión de contenidos textuales y audiovisuales, a los que luego todos podrán acceder.
La organización de la información y el continuo crecimiento del volumen de información que se produce hace necesario utilizar herramientas web 2.0 que ayuden a organizar y optimizar y agilizar el proceso de búsqueda e identificación de los documentos y así mismo una empresa puede realizar un gran ahorro en tiempo y costos si gestiona adecuadamente su documentación.
El que una persona tenga que abandonar su puesto para ir a buscar un documento que no sabe exactamente dónde se encuentra y que una vez que lo encuentra lo tenga que fotocopiar o escanear, enviar,... todo eso es tiempo y dinero, pues el papel aunque no lo parezca supone un desembolso continuo que una empresa podría ahorrarse, así como la tinta de las impresoras, etc.
Para esto sirve la gestión documental, para saber siempre dónde están los documentos, la información, tenerlos dónde y cuándo hace falta con un simple click del ratón, accesible desde cualquier sitio y automatizar lo más posible la gestión documental.
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