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jueves, 9 de septiembre de 2010
lunes, 30 de agosto de 2010
viernes, 27 de agosto de 2010
NORMATIVIDAD MICROFILMACIÓN
DECRETO 2620 DE 1993
(diciembre 23)
Diario Oficial No. 41.154, del 28 de diciembre de 1993
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos
adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA,
en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas
por el ordinal 11 del artículo 189 de la Constitución Nacional y por el artículo 2035
del Código de Comercio.
DECRETO 3354 DE 1954
(Noviembre 18)
Ver la Ley 594 de 2000
ARTÍCULO ÚNICO El artículo 2º del Decreto 2527 de 1950 quedará así:
Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.
Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.
El procedimiento de microfilm, deberá aplicarse en los archivos oficiales de la administración nacional, departamental y municipal, y en los de las instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del Estado, cumpliendo las disposiciones de este decreto y las que para cada caso establezca la correspondiente autoridad, sea ministerio, gobernación, comando de fuerza o arma, departamento administrativo, alcaldía, superintendencia o junta directiva.Derogado por la Ley 80 de 1989 Ver Circular Secretaría General 50 de 2002
Decreto 2527 de 1950.
Decreto 998 de 1997
Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación
histórica de los archivos de los organismos del orden nacional, al
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el decreto 1382 de 1995.
El Presidente de la República de Colombia.
EQUIPOS DE MICROFILMACIÓN
Los equipos de microfilmación son varias marcas, categorías y procedencias. Los principales equipos que componen un sistema de microfilmación son: unidades de entrada de procesamiento y de salida. Además deben considerar algunos accesorios que son importantes en cada sistema
Con una microfilmadora planetaria el documento a registrar se sitúa en la mesa de la cámara, frente a la lente. Este tipo de microfilmadora puede utilizarse para fotografiar las páginas de un libro sin necesidad de desencuadernarlo. La microfilmadora se activa generalmente de forma manual para cada documento a fotografiar. Este tipo de microfilmadora produce imágenes de la mejor calidad ya que tanto la cámara como el documento están inmóviles.
En este equipo tanto la película como el documento que están siendo microfilmados se encuentran quietos al momento del proceso. La microfilmadora planetaria consta de una mesa de trabajo, un sistema de iluminación externa, una cámara montada en una columna vertical y un sistema de control electrónico. La principal características de estos equipos es la superioridad de imagen frente a las maquinas rotativas.
Es utilizado para microfilmar documentos muy grandes como para ser microfilmados en las microfilmadoras rotativas, tales como mapas, dibujos técnicos, planos, libros, periódicos, etc. Trabajan con películas de 16 o 35 mm; por lo general con estos equipos se microfilman en método simplex.
Antes de microfilmar el operador debe inspeccionar la cámara y si es necesario limpiar el lente y el compartimiento de la película, mantener limpia el área de trabajo, además de asegurarse que el equipo se encuentre en las condiciones técnicas adecuadas con el fin de garantizar la calidad de la película.
La microfilmadora debe ser instalada en un área sin vibración, el operador es el encargado de verificar el balance de luz, esto para cerciorarse que la iluminación sea uniforme, además de evitar utilizar cualquier clase de joyas brillantes, hebillas de cinturón o ropa clara.
MICROFILMADORAS ROTATIVAS.
Con la microfilmadora rotativa se consigue microfilmar con el método más rápido y automatizado. Con este método pueden fotografiarse miles de documentos por hora. La microfilmadora rotativa acepta, por lo general, hojas sueltas. Los documentos a fotografiar deben ser colocados en el alimentador. Una vez introducidos en el área de alimentación, los documentos pasan a través de la microfilmadora, son filmados y depositados en una bandeja receptora.
En una microfilmadora rotativa, tanto el documento como la película están en movimiento. Al moverse en el interior de la microfilmadora, los documentos activan un dispositivo el cual hace que el obturador se abra y el microfilm empieza a moverse. Al pasar los documentos por el área de fotografía, la imagen del documento se proyecta por medio de espejos y a través de las lentes de la cámara, sobre la película, cuya velocidad de movimiento está sincronizada con la velocidad del documento. Esta sincronización entre el movimiento de la película y del documento hacen que parezcan estacionarios uno con respecto al otro.
Consiste básicamente de una cámara, un mecanismo de transporte de documentos, 6 espejos y un conjunto de bombillas que producen la iluminación, todos estos ubicados dentro de un gabinete a prueba de luz externa.
La gran mayoría de estos equipos usan película de 16 mm, algunos de ellos aplican sólo el método simplex o standard y otros pueden utilizar los tres sistemas: simplex, duo y duplex.
Las microfilmadoras deben tenerse limpia en especial los espejos y guías del vidrio, si se está microfilmando documentos muy viejos deberá aspirarse con frecuencia, además de mantener el área de trabajo limpia y aseada.
La microfilmadora paso a paso es un tipo de microfilmadora planetaria que utiliza película de microfilm de 105 mm. En forma de rollo u hoja. Se utiliza para producir microfichas. (La microficha es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes posicionadas en una cuadrícula). La microfilmadora expone un fotograma (pequeña parte) del microfilm de 105 mm. Por cada imagen.
Esta unidad está diseñada para producir microfichas en forma directa del original.
CAMARAS COM
Microfilmadora de salida de Computadora: Estas microfilmadoras pasan directamente a microfilm datos contenidos en una cinta magnética de computadora, de esta forma no es necesario imprimir estos datos; el papel no se utiliza para nada.(el microfilm es generalmente un rollo de 16 mm. o 105 mm. puede ser cortado para convertirlo en microficha). Las microfilmadoras de salida de computadoras COM solucionan muchos problemas causados por la gran cantidad de datos producidos por una computadora al eliminar la etapa intermedia de impresión filmación.
EQUIPOS HÍBRIDOS
Es otra alternativa para obtener microfilmes que se trata de un proceso combinado en el que se puede obtener al mismo tiempo imágenes digitalizadas para ser consultadas o tramitadas e imágenes microfilmadas seguras y legalmente aceptables aplicando un solo procedimiento.
Este es un sistema de tecnología, que permite obtener imágenes digitales y microfilm simultáneamente partiendo de documentos con soporte en papel.
Los equipos utilizados en este proceso son denominados escáner híbridos, los cuales también requieren de hardware y software de soporte.
Su ventaja es obtener la seguridad del microfilme con la velocidad del servicio de la tecnología digital y así mantener la información en dos sopotes.
jueves, 26 de agosto de 2010
HERRAMIENTAS WEB 2.0 APLICADAS A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Cuando hablo de las herramientas web 2.0, me refiero al conjunto de aplicaciones que tenemos a nuestra disposición y que Constituye un espacio social horizontal y rico en fuentes de información donde el conocimiento no está cerrado, sino que está al alcance de todos. Las herramientas web 2.0 son fuentes de información y canales de comunicación que facilitan nuestro trabajo.
En cuanto a la incidencia de dicha herramienta web en nuestro perfil profesional como futuros tecnólogos en administración documental, cabe destacar, que ésta constituye una potencial ayuda en la publicación de aplicaciones basadas en entornos virtuales, como actualmente se están multiplicando cada día más, entornos para hacer cualquier operación, consulta ó transacción electrónica sin pérdida de tiempo y con respuestas inmediatas de comunicación, seguridad, alcance, desde lugares tan remotos, como desde nuestra propia casa.
Con estas aplicaciones se puede elaborar fácilmente materiales de manera individual o grupal, compartirlos y someternos a los comentarios de los lectores.
También Permiten clasificar documentos, extraer los datos necesarios de forma automática, enviarlos a donde se precise (Email, base de datos, excel...), y realizar búsquedas. Todo ello sin necesidad de etiquetar los documentos. Es una solución válida para cualquier tipo de documento mínimamente estructurado con la que poder automatizar los procesos más repetitivos e improductivos en su gestión de la información.
Proporciona espacios on-line para el almacenamiento, clasificación y publicación/difusión de contenidos textuales y audiovisuales, a los que luego todos podrán acceder.
La organización de la información y el continuo crecimiento del volumen de información que se produce hace necesario utilizar herramientas web 2.0 que ayuden a organizar y optimizar y agilizar el proceso de búsqueda e identificación de los documentos y así mismo una empresa puede realizar un gran ahorro en tiempo y costos si gestiona adecuadamente su documentación.
El que una persona tenga que abandonar su puesto para ir a buscar un documento que no sabe exactamente dónde se encuentra y que una vez que lo encuentra lo tenga que fotocopiar o escanear, enviar,... todo eso es tiempo y dinero, pues el papel aunque no lo parezca supone un desembolso continuo que una empresa podría ahorrarse, así como la tinta de las impresoras, etc.
Para esto sirve la gestión documental, para saber siempre dónde están los documentos, la información, tenerlos dónde y cuándo hace falta con un simple click del ratón, accesible desde cualquier sitio y automatizar lo más posible la gestión documental.
En cuanto a la incidencia de dicha herramienta web en nuestro perfil profesional como futuros tecnólogos en administración documental, cabe destacar, que ésta constituye una potencial ayuda en la publicación de aplicaciones basadas en entornos virtuales, como actualmente se están multiplicando cada día más, entornos para hacer cualquier operación, consulta ó transacción electrónica sin pérdida de tiempo y con respuestas inmediatas de comunicación, seguridad, alcance, desde lugares tan remotos, como desde nuestra propia casa.
Con estas aplicaciones se puede elaborar fácilmente materiales de manera individual o grupal, compartirlos y someternos a los comentarios de los lectores.
También Permiten clasificar documentos, extraer los datos necesarios de forma automática, enviarlos a donde se precise (Email, base de datos, excel...), y realizar búsquedas. Todo ello sin necesidad de etiquetar los documentos. Es una solución válida para cualquier tipo de documento mínimamente estructurado con la que poder automatizar los procesos más repetitivos e improductivos en su gestión de la información.
Proporciona espacios on-line para el almacenamiento, clasificación y publicación/difusión de contenidos textuales y audiovisuales, a los que luego todos podrán acceder.
La organización de la información y el continuo crecimiento del volumen de información que se produce hace necesario utilizar herramientas web 2.0 que ayuden a organizar y optimizar y agilizar el proceso de búsqueda e identificación de los documentos y así mismo una empresa puede realizar un gran ahorro en tiempo y costos si gestiona adecuadamente su documentación.
El que una persona tenga que abandonar su puesto para ir a buscar un documento que no sabe exactamente dónde se encuentra y que una vez que lo encuentra lo tenga que fotocopiar o escanear, enviar,... todo eso es tiempo y dinero, pues el papel aunque no lo parezca supone un desembolso continuo que una empresa podría ahorrarse, así como la tinta de las impresoras, etc.
Para esto sirve la gestión documental, para saber siempre dónde están los documentos, la información, tenerlos dónde y cuándo hace falta con un simple click del ratón, accesible desde cualquier sitio y automatizar lo más posible la gestión documental.
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